Wet verbetering poortwachter: het stappenplan voor werkgevers

4 september 2026

Als een werknemer langdurig ziek wordt, gaat er een klok lopen. De Wet verbetering poortwachter bepaalt welke stappen jij als werkgever moet zetten en wanneer. Mis je een termijn of doe je te weinig? Dan kan het UWV je een derde jaar loon laten doorbetalen. Dat is meteen de duurste fout die je als werkgever bij verzuim kunt maken.

Hieronder zie je het hele traject in één overzicht: elke stap, wat er misgaat en wat het kost.

In het kort: jij en je werknemer werken maximaal 104 weken (twee jaar) samen aan re-integratie. De vaste momenten zijn week 6, 8, 42, 52 en de WIA-aanvraag vanaf week 88. Doe je te weinig, dan riskeer je maximaal 52 weken extra loondoorbetaling.

Wat is de Wet verbetering poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter geldt sinds 2002 en moet langdurig verzuim terugdringen. Het komt er kort op neer dat je een zieke werknemer niet passief thuis mag laten zitten, maar juist aantoonbaar en op tijd samen aan herstel en terugkeer werkt, wat je vastlegt in een dossier. Aan het eind van het traject, bij de WIA-aanvraag, toetst het UWV het dossier. Vindt het UWV dat je te weinig hebt gedaan, dan volgt een loonsanctie.

De regels staan onder meer in het Burgerlijk Wetboek (artikel 7:629, 7:658a en 7:660a) en de Wet WIA. De algemene uitleg vind je op de website van de Rijksoverheid.

Het stappenplan Wet verbetering poortwachter per week

Het traject loopt over 104 weken. Dit zijn de momenten met een harde deadline (het officiële stappenplan bij ziekte van het UWV toont ze ook per situatie):

Moment	Wat er moet gebeuren	Wie
Dag 1	Ziekmelding registreren en binnen een week doorgeven aan arbodienst of bedrijfsarts	Werkgever
Week 6	Probleemanalyse door de bedrijfsarts	Bedrijfsarts
Week 8	Plan van aanpak opstellen	Werkgever en werknemer
Elke 6 weken	Voortgangsgesprek en dossier bijwerken	Werkgever en werknemer
Week 42	Langdurige ziekte melden bij het UWV	Werkgever
Week 52	Eerstejaarsevaluatie	Werkgever en werknemer
Week 88	UWV stuurt de WIA-aanvraagbrief; daarna 6 weken om aan te vragen	UWV
Week 93	WIA-aanvraag indienen	Werknemer
Na WIA-aanvraag	UWV beoordeelt het re-integratieverslag (RIV-toets)	UWV

Hieronder staat de volledige poortwachtertijdlijn in één overzicht. Download het stappenplan als pdf.

Welke fouten leiden tot een loonsanctie?

De meeste loonsancties komen door een handvol vermijdbare fouten:

• De ziekmelding blijft te lang intern hangen en bereikt de arbodienst pas na enkele weken. Daardoor schuift alles op en loop je meteen achter op de deadline in week 6.
• De probleemanalyse of het plan van aanpak is te laat. Dit zijn de eerste termijnen die het UWV controleert, dus een overschrijding valt meteen op.
• Het plan van aanpak wordt niet bijgehouden. Bij de eindtoets wil het UWV per moment kunnen zien wat je hebt afgesproken, hebt gedaan en hebt bijgesteld. Zorg er dus voor dat je dossier de probleemanalyse, het plan van aanpak, elk voortgangsverslag, de bijstellingen en de evaluaties bevat. Een dossier zonder zichtbare voortgang leest het UWV als te weinig inspanning, ook als je in werkelijkheid van alles hebt gedaan.
• Het tweede spoor start te laat. Zie je rond de eerstejaarsevaluatie geen concreet zicht op terugkeer in je eigen bedrijf, dan moet je binnen ongeveer 6 weken re-integratie bij een andere werkgever opstarten. Wacht je te lang, dan is dat een reden voor een sanctie.
• De 42e-weeksmelding wordt vergeten. Dit is een administratief dingetje dat je een boete kan kosten. Je doet de melding zelf, via het werkgeversportaal van het UWV.

Ook belangrijk: alleen de bedrijfsarts mag vragen naar de aard van de ziekte, jij niet. En zijn er in je cao wachtdagen bij ziekte afgesproken, dan hoef je de eerste 1 of 2 dagen geen loon te betalen. Twijfel je of je werknemer genoeg meewerkt, of ben je het oneens over wat passend werk is? Vraag dan een deskundigenoordeel aan bij het UWV; dit kost weinig en voorkomt dat een conflict later je hele dossier onderuithaalt.

Wat kost een zieke werknemer? De loondoorbetaling

Je betaalt je werknemer minimaal 70% van het loon door tot het maximumdagloon, gedurende 2 jaar. In veel cao's is dat meer, vaak 100% in het eerste jaar en 70% in het tweede. Controleer dus altijd je cao, want een gemiste afspraak leidt bijna altijd tot een nabetaling. Meer daarover lees je in ons artikel over loondoorbetaling bij ziekte.

Maar loon is niet de enige kostenpost:

Kostenpost	Wat het voor jou betekent
Loondoorbetaling	Minimaal 70%, twee jaar lang, vaak meer via de cao
Werkgeverslasten	Vakantiegeld en pensioen lopen deels door
Vervanging	Via een uitzendkracht al gauw duurder dan het eigen loon
Re-integratie	Bedrijfsarts, begeleiding en eventueel een tweedespoortraject
Loonsanctie	Bij te weinig inspanning maximaal 52 weken extra loon

Hoe zien de kosten er concreet uit?

Reken je met alleen de wettelijke 70%, dan kost een werknemer met 4.000 euro bruto per maand je bij twee jaar ziekte grofweg 67.000 euro aan loon alleen, nog los van vervanging en begeleiding. Komt er een loonsanctie bovenop, dan tikt dat er zo'n 34.000 euro extra bij. Gemiddeld kost een zieke werknemer een werkgever ongeveer 405 euro per dag. De gemiddelde kosten van een verzuimverzekering zetten we apart op een rij.

Wat is de RIV-toets en wanneer volgt een loonsanctie?

Na de WIA-aanvraag beoordeelt het UWV je dossier. Dat heet de RIV-toets; het UWV kijkt of jij en je werknemer samen genoeg hebben gedaan.

Belangrijk om te weten: het UWV beoordeelt niet of je werknemer beter is geworden, maar of je proces klopte. Je hoeft dus alleen te laten zien dat je op tijd de juiste stappen hebt gezet, dat je bij twijfel een deskundigenoordeel hebt ingezet of het tweede spoor hebt gevolgd, en dat je alles in je dossier hebt onderbouwd. Hoe het UWV die inspanningen precies weegt, staat in de Werkwijzer Poortwachter. Reageer je aantoonbaar en op tijd op signalen, dan haal je in de praktijk de meeste risico's op een sanctie weg.

Vindt het UWV toch dat jij als werkgever te weinig hebt gedaan? Dan verleng je de loondoorbetaling met maximaal 52 weken: een derde jaar loon. Je kunt die sanctie bekorten door je tekortkoming alsnog te herstellen. Lag het aan je werknemer? Dan krijg jij geen sanctie, maar kan diens WIA-uitkering later ingaan of lager uitvallen.

En daarna? Kent het UWV de WIA toe, dan stopt de loondoorbetaling. Gaat je werknemer ziek uit dienst, dan speelt de Ziektewet een rol en kun je als eigenrisicodrager zelf verantwoordelijk blijven.

Hoe dek je het risico af met een verzuimverzekering?

De wet legt het volledige financiële risico bij jou: 2 jaar loon, misschien een derde jaar, plus alle bijkomende kosten. Voor een klein bedrijf kan één langdurig zieke werknemer voor veel financiële problemen zorgen.

Een verzuimverzekering vangt dat op, want die vergoedt de loondoorbetaling en de meeste polissen regelen ook de begeleiding: een casemanager die de termijnen bewaakt, de arbodienst en de bedrijfsarts, en hulp bij het tweede spoor. Precies de onderdelen waar het in de praktijk misgaat en waar een gemiste stap een sanctie oplevert.

Wil je die verplichtingen zo veel mogelijk uit handen geven, dan is de MKB verzuim-ontzorgverzekering interessant. Deze verzekering combineert loondoorbetaling met volledige verzuimbegeleiding en arbodienstverlening, en is poortwachterproof: volg je de adviezen van de casemanager en bedrijfsarts op, dan is een eventuele loonsanctie meeverzekerd. Wat je betaalt hangt af van je branche, je personeel en je verzuimhistorie, dus vergelijken loont.

Vergelijk verzuimverzekeringen op Yezzer en zie welke dekking bij je past.

Veelgestelde vragen

Heb je nog meer vragen over Wet verbetering poortwachter?

Wat zijn de stappen in de Wet verbetering poortwachter?

Ziekmelding op dag 1, probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, voortgangsgesprekken elke 6 weken, de melding bij het UWV in week 42, de eerstejaarsevaluatie rond week 52, de WIA-aanvraagbrief in week 88 en de WIA-aanvraag uiterlijk in week 93. Na de aanvraag toetst het UWV je dossier (de RIV-toets).

Wat als je werknemer na langdurige ziekte niet terug kan in de oude functie?

Als je werknemer niet terug kan in de oude functie, zoek je eerst passend werk binnen je eigen bedrijf (het eerste spoor). Lukt dat niet, dan start je re-integratie bij een andere werkgever (het tweede spoor). Leg die keuze goed vast in je dossier.

Wat gebeurt er als je je niet aan de Wet verbetering poortwachter houdt?

Deed je te weinig aan re-integratie, dan kan het UWV je maximaal 52 weken langer laten doorbetalen, oftewel een derde jaar. Lag het aan je werknemer? Dan krijgt de werkgever geen sanctie en kan de WIA van de werknemer later ingaan of later uitvallen.

Hoeveel loon moet je doorbetalen bij ziekte?

Minimaal 70% van het loon tot het maximumdagloon, maximaal 2 jaar. In het eerste jaar geldt het minimumloon als ondergrens, in het tweede jaar niet meer. Veel cao's regelen meer, dus controleer altijd je cao.

Wanneer meld je een zieke werknemer bij het UWV?

Je meldt een zieke werknemer uiterlijk in de 42e ziekteweek bij het UWV via het werkgeversportaal. Deze melding staat los van de latere WIA-aanvraag.