10 september 2026
Door Annette Wassenaar | Co-founder & HR-verantwoordelijke bij Yezzer.
Binnen Yezzer ben ik o.a. verantwoordelijk voor HR en merk ik dat er best veel zaken moeten worden georganiseerd om het allemaal juridisch goed en volgens de wet te regelen. Er komt zoveel op je af: contracten, belastingen, arbo, verzekeringen... Waar begin je?
Vanuit die ervaring heb ik over de jaren heen deze checklist gemaakt die ik graag met andere ondernemers deel. Niet als droge opsomming, maar als praktisch houvast voor ondernemers die voor het eerst iemand in dienst nemen. Of je nu één medewerker aanneemt of al meerdere mensen overweegt — neem hem door vóórdat je nieuwe medewerker begint, dan weet je zeker dat je niets vergeet.
1. Vooraf: papieren & screening
Regel dit ruim vóór de startdatum. Als je voor het eerst personeel aanneemt, zijn er een paar zaken die je eerder moet regelen dan je denkt — sommige aanvragen (zoals een loonheffingennummer) kunnen weken duren.
- Check voordat je iemand aanneemt zijn/haar referenties bij vorige werkgevers
- Contract opstellen en ondertekenen vóór de startdatum
- Controleer of een VOG vereist is voor de functie en vraag die op tijd aan
- Vraag een kopie van het identiteitsbewijs op (verplicht voor de loonadministratie)
- Vraag een loonheffingennummer aan bij de Belastingdienst als je er nog geen hebt
- Regel een salarisadministrateur of salarissoftware
2. Verzuimverzekering
Als je iemand in dienst neemt, ben je als werkgever verplicht het loon door te betalen bij ziekte, tot wel twee jaar lang. Voor een kleine ondernemer kan dat financieel desastreus zijn. Een verzuimverzekering dekt dit risico. Sluit hem af vóór de eerste werkdag: daarna kun je niet meer met terugwerkende kracht verzekerd worden.
- Sluit een verzuimverzekering af vóór de eerste werkdag of in ieder geval zo snel mogelijk
- Vergelijk op: eigen risicoperiode, dekking loonkosten en re-integratieondersteuning
- Overweeg ook een WGA-verzekering voor langdurige arbeidsongeschiktheid
Via Yezzer vergelijk je verzuimverzekeringen en kies je de verzuimverzekering die bij jou past als werkgever. Wil je even sparren?Dan staat een verzuimverzekering adviseur je graag te woord.
3. Arbo & veiligheid
Zodra je iemand in dienst neemt, val je onder de Arbowet. Een paar verplichtingen gelden direct, ook voor kleine bedrijven.
- RI&E uitvoeren: breng de risico's op de werkplek in kaart en maak een plan van aanpak (verplicht voor iedere werkgever met personeel)
- Sluit een contract met een arbodienst of bedrijfsarts*
- Regel bedrijfshulpverlening (BHV): wijs een BHV'er aan, zorg voor een geldig certificaat, een EHBO-doos en een ontruimingsplan
- Deel het verzuimprotocol met je nieuwe medewerker op de eerste werkdag.
*Tip: bij de MKB Verzuim-Ontzorgverzekering zit de arbodienst direct bijgesloten; dit is een alles in één pakket speciaal voor kleine werkgevers
4. Overige verzekeringen
Naast de verzuimverzekering zijn er nog een paar polissen die je als werkgever op orde moet hebben.
5. Pensioen & arbeidsvoorwaarden
Sommige zaken zijn wettelijk verplicht, andere zijn een keuze die je aantrekkelijker maakt als werkgever.
- Controleer of je verplicht bent aan te sluiten bij een bedrijfstakpensioenfonds (verplicht in veel sectoren)
- Vakantiegeld is wettelijk verplicht: minimaal 8% van het brutojaarsalaris
- Leg alle secundaire arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast: reiskosten, thuiswerkvergoeding, telefoon
6. Privacy & AVG
Zodra je persoonsgegevens van een medewerker verwerkt, gelden de regels van de AVG.
- Informeer de medewerker over hoe je zijn of haar gegevens gebruikt
- Voeg de medewerker toe aan je verwerkingsregister
- Bewaar kopieën van ID-bewijzen veilig en verwijder ze na de wettelijke bewaartermijn
- Overweeg een geheimhoudingsverklaring als de medewerker toegang heeft tot gevoelige informatie
- Werk jaarlijks je HR-dossiers bij. Verwijder informatie uit een dossier indien de bewaartermijn is verlopen.
7. De week ervoor: preboarding
Een goede eerste indruk begint vóór dag 1. Onderzoek laat zien dat medewerkers die goed zijn ingewerkt langer blijven en sneller productief zijn.
- Stuur het inwerkprogramma op zodat je nieuwe medewerker weet wat hem of haar te wachten staat
- Wijs een buddy aan als aanspreekpunt voor de eerste weken
- Controleer of laptop, telefoon en toegangspas klaar zijn
- Stuur de dag vóór de start een persoonlijk berichtje of kaartje; een klein gebaar met groot effect
8. De eerste werkdag
De eerste dag zet de toon. Zorg dat de praktische zaken geregeld zijn, maar maak er ook een warme, persoonlijke dag van.
- Alle documenten ondertekend? Zo niet: vandaag afronden
- Toegang tot systemen en tools geregeld
- Introduceer je nieuwe medewerker bij het team
- Plan een korte 'over ons'-sessie: wie zijn jullie, waar gaan jullie naartoe
- Bespreek praktische zaken: werktijden, communicatie, verlof aanvragen
- Vraag een contactpersoon voor noodgevallen op
9. Na de proeftijd
De proeftijd is voorbij. Gefeliciteerd! Nu nog even dit afronden.
- Evaluatiegesprek: hoe gaat het, wat gaat goed, wat kan beter?
- Controleer of de medewerker is opgenomen in de verzuimverzekering
- Meld de medewerker aan voor de pensioenregeling als er een wachttijd gold
Ik hoop dat deze checklist je helpt om die eerste stap als werkgever met vertrouwen te zetten. Het lijkt veel, maar als je het stap voor stap aanpakt, valt het heel erg mee. Heb je vragen over verzekeringen of weet je niet waar je moet beginnen? Bij Yezzer helpen we je graag verder.
Annette Wassenaar — Co-founder & HR, Yezzer.nl