Verzuimbeleid

30 mei 2024

Een verzuimbeleid is het geheel van afspraken, procedures en maatregelen die een organisatie hanteert om verzuim te voorkomen, te beheren en terug te dringen. Verzuim verwijst naar de situatie waarin een werknemer niet op het werk verschijnt of zijn werk niet kan verrichten vanwege ziekte, persoonlijke omstandigheden, of andere redenen.

Is een verzuimbeleid verplicht?

Ja, verzuimbeleid is verplicht in Nederland. Werkgevers moeten volgens de Arbowet maatregelen nemen om ziekteverzuim te voorkomen en beperken, en goede arbeidsomstandigheden waarborgen. De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgevers en werknemers om samen te werken aan de re-integratie van zieke werknemers door middel van een plan van aanpak en een casemanager. Daarnaast vereist Artikel 658a van het Burgerlijk Wetboek dat werkgevers passende maatregelen nemen voor de veiligheid en gezondheid van werknemers, waaronder het voeren van een verzuimbeleid.

Wat moet er in een verzuimbeleid?

Een verzuimbeleid omvat:

Ziekteverzuimpreventie

Ziekteverzuimpreventie is een essentieel onderdeel van een effectief verzuimbeleid en richt zich op het voorkomen van verzuim door proactieve maatregelen te nemen. Een ziekteverzuimpreventie beleid omvat het volgende:

Gezondheids- en veiligheidsprogramma's:
- Implementeer gezondheids- en veiligheidsprogramma's die gericht zijn op het bevorderen van fysieke en mentale gezondheid. Dit kan omvatten:
  - Ergonomische werkplekken: zorg voor ergonomisch ingerichte werkplekken om fysieke klachten te verminderen.
  - Fitness en beweging: bied faciliteiten of kortingen aan voor fitness en beweging, zoals sportabonnementen of wandelpauzes.
  - Mentale gezondheid: organiseer workshops en trainingen over stressmanagement, mindfulness, en andere technieken om psychische gezondheid te bevorderen.
Arbeidsomstandigheden verbeteren:
- Verbeter de arbeidsomstandigheden door regelmatige risico-inventarisaties en -evaluaties (RI&E) uit te voeren en maatregelen te nemen om geconstateerde risico’s te minimaliseren. Zorg voor een veilige en gezonde werkplek, inclusief goede ventilatie, verlichting en hygiëne.
Balans werk-privé:
- Bevorder een gezonde werk-privébalans door flexibele werkuren, thuiswerkmogelijkheden en het aanmoedigen van het nemen van pauzes en vakantiedagen. Creëer een cultuur waarin overwerken niet de norm is.
Beleid voor medewerkers met chronische aandoeningen:
- Ontwikkel beleid dat medewerkers met chronische aandoeningen ondersteunt, zoals flexibele werktijden, aangepaste taken, of thuiswerkmogelijkheden.

Een proactieve benadering van ziekteverzuimpreventie helpt niet alleen om verzuimcijfers te verlagen, maar draagt ook bij aan een positieve werkcultuur en hogere productiviteit.

Ziekteverzuimprotocol

Een ziekteverzuimprotocol is een gestructureerd stappenplan dat aangeeft hoe ziekteverzuim binnen de organisatie wordt gemeld, geregistreerd en opgevolgd.

Ziekmelding:
- Meldingsprocedure: specificeer hoe en wanneer werknemers zich ziek moeten melden. Bijvoorbeeld, werknemers moeten zich voor aanvang van de werkdag telefonisch melden bij hun directe leidinggevende.
- Vereiste informatie: geef aan welke informatie de werknemer moet verstrekken bij de ziekmelding, zoals de verwachte duur van de afwezigheid en eventuele werkzaamheden die moeten worden overgedragen.
Registratie van ziekteverzuim:
- Documentatie: bepaal hoe ziekmeldingen worden geregistreerd en gedocumenteerd. Dit kan in een digitaal systeem zijn of via papieren formulieren, afhankelijk van wat past bij de organisatie.
- Privacy: zorg voor de bescherming van de privacy van de werknemer en dat gezondheidsgegevens vertrouwelijk worden behandeld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Contact tijdens verzuim:
- Contactmomenten: stel vast hoe en wanneer er contact wordt onderhouden met de zieke werknemer. Dit kan bijvoorbeeld een wekelijks telefoongesprek zijn of een huisbezoek door de leidinggevende of HR.
- Bedrijfsarts: geef aan wanneer en hoe de werknemer een afspraak moet maken met de bedrijfsarts, en wat de rol van de bedrijfsarts is tijdens het verzuim.
Verzuimgesprekken:
- Initiële verzuimgesprek: binnen enkele dagen na de ziekmelding dient er een gesprek plaats te vinden om de situatie te bespreken en mogelijke ondersteuning te bieden.
- Voortgangsgesprekken: regelmatige voortgangsgesprekken om de gezondheidssituatie van de werknemer te evalueren en re-integratiemogelijkheden te bespreken.
Re-integratieproces:
- Plan van aanpak: na zes weken ziekteverzuim moet er samen met de werknemer en de bedrijfsarts een plan van aanpak worden opgesteld, waarin de stappen voor re-integratie worden beschreven.
- Begeleiding: bepaal wie verantwoordelijk is voor de begeleiding van de werknemer tijdens de re-integratie, vaak een casemanager of de leidinggevende.
Arbeidsomstandigheden en aanpassingen:
- Werkplekaanpassingen: bespreek en implementeer eventuele aanpassingen op de werkplek om de terugkeer van de werknemer te faciliteren, zoals aanpassing van werktijden of -taken.
- Geleidelijke terugkeer: maak afspraken over een geleidelijke terugkeer naar het werk, waarbij de werknemer bijvoorbeeld begint met halve dagen en dit langzaam opbouwt.
Verantwoordelijkheden:
- Werknemer: verduidelijk de verantwoordelijkheden van de werknemer, zoals het tijdig melden van ziekte, actief meewerken aan re-integratie, en het opvolgen van adviezen van de bedrijfsarts.
- Werkgever: omschrijf de verantwoordelijkheden van de werkgever, zoals het faciliteren van re-integratie, het bieden van passende begeleiding, en het onderhouden van contact met de zieke werknemer.
Communicatie en voorlichting:
- Interne Communicatie: zorg voor duidelijke communicatie over het verzuimprotocol naar alle werknemers, bijvoorbeeld via het intranet, personeelshandboek, of tijdens teamvergaderingen.
- Training: bied training aan leidinggevenden en HR over het correct toepassen van het verzuimprotocol en hoe om te gaan met verzuim en re-integratie.

Door deze stappen op te nemen in het ziekteverzuimprotocol, zorg je voor een gestructureerde en transparante aanpak van ziekteverzuim binnen de organisatie. Dit helpt niet alleen bij het efficiënt beheren van verzuim, maar bevordert ook een snelle en duurzame terugkeer van werknemers naar de werkplek.

Verzuimregistratie en analyse

Verzuimregistratie en analyse vormen een cruciaal onderdeel van een effectief verzuimbeleid. Door verzuim nauwkeurig te registreren en te analyseren, kunnen organisaties trends herkennen, oorzaken van verzuim identificeren en gerichte maatregelen nemen om verzuim te verminderen.

Verzuimregistratie:
- Standaardprocedures: definieer standaardprocedures voor het registreren van verzuim, zodat alle meldingen consistent en accuraat worden vastgelegd. Dit omvat het registreren van de datum van ziekmelding, de reden voor verzuim, en de verwachte duur.
- Digitale tools: gebruik digitale tools en software om verzuim te registreren. Vergelijk verschillende HR-software om een goede keuze te maken. Dit kan helpen bij het eenvoudig bijhouden van gegevens en het genereren van rapporten. Zorg ervoor dat deze tools voldoen aan de AVG-richtlijnen voor gegevensbescherming.
Gegevensverzameling:
- Detailniveau: verzamel gedetailleerde gegevens over elk verzuimgeval, zoals de afdeling, functie, leeftijd en duur van het verzuim. Dit helpt bij het identificeren van specifieke trends en patronen.
- Classificatie van verzuim: classificeer verzuim op basis van de oorzaak (bijvoorbeeld ziekte, ongeval, stressgerelateerd) om een beter inzicht te krijgen in de onderliggende oorzaken van verzuim.
Analyse tools en technieken:
- Verzuimrapportage: genereer regelmatige verzuimrapporten (wekelijks, maandelijks, jaarlijks) om een overzicht te krijgen van de verzuimcijfers en trends binnen de organisatie.
- KPI's en metrics: gebruik belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) zoals het verzuimpercentage, gemiddelde verzuimduur, en frequentie van verzuim om de effectiviteit van het verzuimbeleid te meten.
Trend- en oorzaakanalyse:
- Trendanalyse: analyseer de verzamelde gegevens om trends over tijd te identificeren, zoals seizoensgebonden verzuim of toenemend verzuim in bepaalde afdelingen.
- Oorzaakanalyse: gebruik de gegevens om de belangrijkste oorzaken van verzuim te achterhalen. Dit kan door middel van technieken zoals root cause analysis of het Pareto-principe, waarbij 80% van het verzuim vaak wordt veroorzaakt door 20% van de oorzaken.
Actieplannen:
- Ontwikkeling van actieplannen: op basis van de analyse, ontwikkel gerichte actieplannen om verzuim aan te pakken. Dit kan bijvoorbeeld het aanpassen van werkplekken, het aanbieden van stress management trainingen of het verbeteren van communicatieprocessen inhouden.

Door verzuim te registreren krijgt de organisatie niet alleen beter inzicht in de oorzaken en trends van verzuim, maar kunnen er ook effectievere maatregelen genomen worden om verzuim te verminderen en de algehele gezondheid en productiviteit van de medewerkers te verbeteren.

Begeleiding bij re-integratie

Het bieden van effectieve begeleiding bij re-integratie is essentieel om zieke werknemers succesvol terug te laten keren naar het werk en om langdurig verzuim te voorkomen.

Plan van aanpak:

Ontwikkel samen met de werknemer en de bedrijfsarts een gedetailleerd plan van aanpak voor de re-integratie. Dit plan bevat concrete stappen, doelstellingen en deadlines voor het herstel en de terugkeer naar werk.

Passende arbeid:
- Identificeer passende arbeidstaken die de werknemer tijdens de re-integratie kan uitvoeren, rekening houdend met zijn of haar gezondheidstoestand en beperkingen. Dit kan variëren van aangepaste taken tot gewijzigde werkuren of werklocatie.
Communicatie en ondersteuning:
- Zorg voor regelmatig contact en open communicatie tussen de werknemer, leidinggevende, hr en eventuele andere betrokken partijen. Bied emotionele en praktische ondersteuning aan de werknemer tijdens het re-integratieproces.
Medische begeleiding:
- Faciliteer toegang tot medische zorg en ondersteuning, inclusief afspraken met de bedrijfsarts, fysiotherapeut, psycholoog of andere specialisten indien nodig. Zorg ervoor dat de werknemer de benodigde medische behandeling krijgt om zijn of haar herstel te bevorderen.
Aanpassingen op de werkplek:
- Implementeer eventuele aanpassingen op de werkplek die nodig zijn om de werknemer in staat te stellen zijn of haar taken uit te voeren. Dit kunnen aanpassingen zijn zoals ergonomische hulpmiddelen, flexibele werktijden of aangepaste werkplekken.
Re-integratiegesprekken:
- Voer regelmatig voortgangsgesprekken met de werknemer om zijn of haar voortgang te bespreken, eventuele obstakels te identificeren en aanpassingen aan het re-integratieplan aan te brengen indien nodig.
Opbouw van werkuren:
- Geleidelijk de werkuren opbouwen naarmate de werknemer vordert in zijn of haar herstel. Begin met aangepaste uren en bouw deze geleidelijk op naar het reguliere aantal werkuren.
Re-integratie bij eigen werkgever of andere werkgever:
- Overweeg mogelijkheden voor re-integratie bij de eigen werkgever, maar houd ook rekening met re-integratie bij een andere werkgever als dat passender is voor de werknemer.
Wettelijke Vereisten:
- Zorg ervoor dat het re-integratiebeleid voldoet aan de wettelijke vereisten zoals vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter en andere relevante wetgeving op het gebied van arbeidsongeschiktheid en re-integratie.

Een gestructureerd re-integratiebeleid draagt niet alleen bij aan het welzijn van de werknemer, maar ook aan de productiviteit en het succes van je organisatie.

Conflicthantering

In situaties waarin er een conflict ontstaat over het oordeel van de werknemer om al dan niet te kunnen werken, is het belangrijk om een helder proces voor conflictresolutie te hebben binnen het verzuimbeleid.

Mediation:
- Overweeg het gebruik van mediation als informele methode voor conflictresolutie. Een neutrale derde partij kan worden ingeschakeld om het gesprek te faciliteren en te helpen bij het vinden van een oplossing die aanvaardbaar is voor alle betrokken partijen.
Re-integratiecoach of casemanager:
- In gevallen waarin het conflict te maken heeft met de re-integratie van de werknemer, kan een re-integratiecoach of casemanager worden betrokken om te helpen bij het vinden van een oplossing die zowel in het belang is van de werknemer als de werkgever.
Transparantie en communicatie:
- Zorg gedurende het proces voor transparantie en open communicatie. Informeer alle betrokken partijen over de voortgang van de conflictresolutie en geef hen de gelegenheid om hun standpunten en zorgen te uiten.
Juridische kaders:
- Houd rekening met de juridische kaders en verplichtingen die van toepassing zijn, zoals de Wet verbetering poortwachter en eventuele cao-bepalingen, bij het nemen van beslissingen over het oordeel om niet te kunnen werken.

Wat is een verzuimverzekering?

Een doeltreffend verzuimbeleid is cruciaal voor bedrijven om verzuim te beheren, maar onvoorziene kosten kunnen nog steeds een uitdaging vormen. Hier biedt een verzuimverzekering uitkomst. Door het afsluiten van zo'n verzekering kunnen bedrijven zich financieel beschermen tegen de kosten van langdurig ziekteverzuim, waardoor ze hun bedrijfscontinuïteit kunnen handhaven en risico's kunnen beheersen. Samen vormen een verzuimbeleid en een verzuimverzekering een krachtige strategie voor het aanpakken van zowel operationele als financiële uitdagingen rond verzuim.

Wat doet Yezzer?

Yezzer biedt de mogelijkheid om snel en eenvoudig online verzuimverzekeringen te vergelijken en af te sluiten. Als je een verzuimverzekering via Yezzer afsluit, krijg je een professionele verzekeringsadviseur die de aanvraag van jouw verzuimverzekering verzorgt. Daarnaast heb je Yezzer als aanspreekpunt voor aanpassingen of wijzigingen gedurende de looptijd van jouw verzuimverzekering.

Yezzer streeft naar het aanbieden van goede verzuimverzekeringen tegen lage premies, zodat je financieel voordelig uit bent zonder in te leveren op de kwaliteit van de dekking.